TRANSFER PRICING TRA SOCIETÀ ITALIANA E SOCIETÀ CECA: REGOLE E DOCUMENTAZIONE

Quando una società italiana e una società ceca sono controllate dalle stesse persone, appartengono allo stesso gruppo oppure operano sotto un’influenza economica comune, i rapporti economici tra le due imprese non possono essere trattati come se il prezzo fosse una scelta puramente interna. Il transfer pricing riguarda proprio questo punto: verificare che beni, servizi, finanziamenti, licenze e altre operazioni tra soggetti collegati siano valorizzati secondo condizioni che avrebbero potuto accettare imprese indipendenti in circostanze comparabili.

Per chi lavora tra Italia e Repubblica Ceca il tema è particolarmente importante. Una struttura societaria può essere perfettamente legittima, ma deve essere sostenuta da rapporti economici reali, contratti coerenti, funzioni effettivamente svolte e prezzi giustificabili. Il transfer pricing non serve a “spostare” l’utile nel Paese che conviene di più: serve a distribuire risultati e remunerazioni in modo coerente con attività, asset e rischi realmente assunti dalle diverse società.

Quando si parla davvero di transfer pricing

Il punto di partenza è capire se le imprese sono associate o comunque parti correlate secondo le regole applicabili. Non conta soltanto la partecipazione formale al capitale. Possono assumere rilievo il controllo diretto o indiretto, l’influenza comune, la coincidenza delle persone che prendono le decisioni e, più in generale, i rapporti che rendono le condizioni delle transazioni diverse da quelle che si formerebbero tra operatori realmente indipendenti.

In pratica, la questione nasce spesso quando l’imprenditore possiede una società italiana e una s.r.o. ceca, quando una società ceca presta servizi amministrativi o commerciali a una collegata italiana, quando una società finanzia l’altra, oppure quando marchi, software, know-how o altri beni immateriali sono messi a disposizione all’interno del gruppo.

Il principio arm’s length: il prezzo deve essere economicamente difendibile

Il principio centrale è quello di libera concorrenza, normalmente indicato come arm’s length principle. In sostanza, le condizioni della transazione controllata devono essere confrontabili con quelle che soggetti indipendenti avrebbero concordato in circostanze analoghe. Non significa che esista sempre un unico prezzo “corretto” al centesimo. Significa invece che il prezzo o il margine devono poter essere spiegati attraverso dati, funzioni svolte, rischi assunti, caratteristiche del mercato e metodo di determinazione coerente.

La Financial Administration ceca richiama espressamente il confronto tra transazioni controllate e transazioni indipendenti e l’analisi di comparabilità. Tra gli elementi da considerare rientrano condizioni contrattuali, caratteristiche dei beni o servizi, funzioni svolte, rischi, asset utilizzati, mercato geografico, livello di concorrenza, domanda e offerta e strategia commerciale. Per questo una fattura con una descrizione generica non basta a rendere corretto un rapporto infragruppo.

Prima dei numeri viene l’analisi funzionale

Uno degli errori più frequenti è partire dalla percentuale di margine desiderata e cercare dopo una giustificazione. Il percorso corretto è l’opposto. Prima si ricostruisce chi fa che cosa: chi trova i clienti, chi firma i contratti, chi sostiene i costi, chi impiega personale, chi possiede gli asset, chi sviluppa il know-how, chi gestisce reclami e garanzie, chi assume il rischio di credito, chi decide i prezzi e chi sopporta il rischio imprenditoriale. Solo dopo si valuta quale remunerazione sia coerente con quelle funzioni.

Se, per esempio, la società ceca riceve una parte rilevante dell’utile ma non svolge funzioni significative, non dispone degli asset necessari e non assume rischi reali, quella distribuzione del profitto diventa più difficile da sostenere. Al contrario, se la società ceca ha persone, strumenti, autonomia decisionale, contratti e attività effettiva, la sua remunerazione può trovare una giustificazione economica concreta.

Servizi infragruppo: “management fee” non è una spiegazione

I servizi amministrativi, commerciali, di marketing, consulenza, IT o management sono tra le aree più delicate. Scrivere in fattura “consulenza” o “management fee” non dimostra che il servizio sia stato davvero prestato né che il prezzo sia corretto. È utile poter ricostruire il contenuto del servizio, le persone coinvolte, il tempo impiegato, i risultati o benefici attesi e il criterio con cui il costo è stato addebitato.

Per i servizi ripetitivi può essere necessario documentare calendari, report, e-mail, deliverable, timesheet, contratti e criteri di ripartizione. Se una società sostiene costi per più società del gruppo, occorre spiegare perché quei costi vengono allocati in una certa proporzione. La documentazione deve permettere a un soggetto esterno di comprendere la logica economica dell’operazione senza doverla ricostruire a posteriori.

Finanziamenti tra società e prestiti del socio

Anche i finanziamenti rientrano nel transfer pricing. Un tasso d’interesse non può essere scelto soltanto perché produce un determinato risultato fiscale. Bisogna considerare importo, durata, valuta, garanzie, subordinazione, capacità di rimborso, merito creditizio del debitore e condizioni di mercato nel momento in cui il finanziamento viene concesso.

Lo stesso vale per linee di credito, cash pooling, garanzie infragruppo e altri strumenti finanziari. Un prestito senza contratto, senza scadenza definita e senza una logica economica chiara è molto più difficile da difendere rispetto a un rapporto costruito e documentato come avrebbero fatto parti indipendenti.

Marchi, software, know-how e royalties

Quando una società mette a disposizione dell’altra un marchio, un software, un brevetto, un database, procedure o know-how, non basta decidere una royalty percentuale. Occorre capire chi ha creato e sviluppato l’intangibile, chi ne sostiene i costi, chi lo protegge e chi ne controlla lo sfruttamento. Nei beni immateriali il rischio di attribuire reddito a una società che non svolge le funzioni corrispondenti è particolarmente elevato.

Quale metodo si usa per determinare il prezzo

Non esiste un metodo unico adatto a ogni situazione. Tra i metodi comunemente utilizzati rientrano il confronto di prezzo con operazioni comparabili (CUP), il resale price method, il cost plus, il transactional net margin method (TNMM) e, nei casi appropriati, il profit split. La scelta dipende dalla transazione, dalla disponibilità di comparabili affidabili e dalle funzioni svolte dalle parti.

Per un servizio amministrativo standardizzato può essere plausibile partire dai costi e da un mark-up supportato da comparabili. Per una compravendita di beni può essere più significativo confrontare prezzi o margini di rivendita. Per attività integrate e particolarmente complesse può essere necessario un metodo diverso. Il metodo deve essere scelto perché descrive bene la transazione, non perché produce il risultato fiscale preferito.

La documentazione: che cosa dovrebbe raccontare

La documentazione di transfer pricing deve permettere di capire il gruppo, le parti coinvolte, la transazione, la strategia, il mercato, le funzioni e i rischi, gli asset utilizzati, il metodo scelto e i dati comparabili. La guidance della Financial Administration ceca sottolinea proprio la necessità di documentare la natura e le condizioni della transazione, i flussi di beni o servizi, le circostanze economiche e l’analisi utilizzata per determinare il prezzo.

Non è quindi prudente aspettare un controllo per ricostruire tutto. Contratti, fatture, report, prove dell’attività, calcoli e comparabili dovrebbero essere coerenti fin dall’inizio. Una documentazione preparata dopo anni può risultare formalmente ordinata ma poco convincente se non corrisponde a ciò che è realmente accaduto.

Caso pratico: società italiana commerciale e s.r.o. ceca di supporto

Immaginiamo una società italiana che vende a clienti italiani e una s.r.o. ceca collegata che gestisce campagne digitali, assistenza amministrativa e parte del customer care. Se la s.r.o. dispone realmente di personale o collaboratori, strumenti, processi e autonomia per svolgere quelle attività, può essere remunerata per i servizi resi. Il prezzo dovrà però essere determinato con un criterio coerente e documentabile.

Se invece tutte le attività vengono svolte di fatto dall’Italia, la società ceca non dispone di risorse e le fatture vengono emesse soltanto per trasferire una quota di utile, il problema non è più soltanto “quanto deve costare il servizio”: diventa anche necessario interrogarsi sulla sostanza economica della struttura e sull’effettiva localizzazione delle funzioni imprenditoriali.

Gli errori che vediamo più spesso

• stabilire il prezzo dopo aver deciso quanta parte dell’utile si vuole lasciare in ciascun Paese;

• usare descrizioni generiche come “consulenza” senza prove del servizio;

• confondere la presenza di una fattura con la prova della sostanza economica;

• applicare lo stesso mark-up a servizi molto diversi senza analisi;

• ignorare finanziamenti, garanzie, royalties e altre operazioni non commerciali;

• preparare la documentazione soltanto quando arriva una richiesta dell’amministrazione fiscale.

Transfer pricing e sostanza economica devono essere letti insieme

Il transfer pricing non sostituisce la sostanza economica e la sostanza economica non rende irrilevante il transfer pricing. Una struttura Italia–Repubblica Ceca deve essere coerente su entrambi i piani: la società deve svolgere realmente le funzioni che dichiara di svolgere e la remunerazione di quelle funzioni deve essere ragionevole rispetto a ciò che operatori indipendenti avrebbero concordato.

In sintesi

Quando esistono rapporti economici tra società italiane e ceche collegate, il prezzo non va considerato un dettaglio contabile. Bisogna partire dalla realtà dell’attività, identificare funzioni, asset e rischi, scegliere un metodo coerente, documentare le operazioni e mantenere nel tempo una corrispondenza tra contratti, fatture e comportamento effettivo delle società.

Beyond C. Trade S.E. può affiancare imprese e professionisti nella costruzione operativa di progetti tra Italia e Repubblica Ceca, coordinando gli aspetti societari, amministrativi e organizzativi con i professionisti fiscali incaricati. Nei rapporti infragruppo, impostare correttamente la struttura prima di iniziare è molto più efficace che cercare di ricostruire documenti e logiche economiche dopo.

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